„Ist irgendwo notiert, wie man den Server neu startet?“

Wenn diese Frage erst dann gestellt wird, wenn’s brennt, ist es meist zu spät.

Was ist IT-Dokumentation überhaupt?

IT-Dokumentation ist weit mehr als ein Ordner mit ein paar Passwörtern.
Es geht um das strukturierte Festhalten aller relevanten IT-Informationen – dazu gehören:

✅ Netzwerkpläne und IP-Adressen
✅ Ansprechpartner & Wartungsintervalle
✅ Backup-Strategien
✅ Zugangsdaten & Rollen
✅ Installierte Software & Lizenzen
✅ Prozesse für Störungen oder Ausfälle

Kurz gesagt: Die IT-Dokumentation ist das digitale Gedächtnis deines Unternehmens.

Warum ist das so wichtig?

👉 Weil IT keine One-Man-Show mehr ist.
Was passiert, wenn der zuständige Admin krank ist, im Urlaub – oder das Unternehmen verlassen hat?

👉 Weil Dokumentation Zeit spart.
Support-Anfragen lassen sich schneller und gezielter bearbeiten, neue Dienstleister schneller einarbeiten.

👉 Weil Sicherheit klare Strukturen braucht.
Fehlende Übersicht über Systeme und Verantwortlichkeiten führt zu Lücken – und im schlimmsten Fall zu echten Sicherheitsrisiken.

Aber kostet das nicht viel?

Ja – gute IT-Dokumentation kostet Zeit und Geld. Aber:

💸 Keine Dokumentation kostet mehr.
Denn bei jedem Problem muss erst gesucht, gefragt oder geraten werden – was wertvolle Ressourcen frisst.

💡 Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Kunde hatte drei unterschiedliche Zugangsdaten für dieselbe Firewall – niemand wusste mehr, welche funktioniert. Der zuständige Admin war längst nicht mehr im Haus. Eine kleine Änderung dauerte dadurch zwei Stunden.
Mit Dokumentation wäre das Thema in fünf Minuten erledigt gewesen. Ohne? Ein teurer Blindflug.

Was macht eine gute Dokumentation aus?

📒 Einheitliche Struktur – immer nachvollziehbar
🔒 Sichere Ablage – z. B. mit Tools wie Zoho Vault
🔁 Regelmäßige Aktualisierung – nichts ist so alt wie eine veraltete Info
📄 Verständliche Sprache – auch für Nicht-Techniker

Wir bei DiCo nutzen dafür eine klare Struktur in Notion. Jedes Unternehmen erhält eine eigene, individuell angepasste Dokumentation – aber mit Wiedererkennungswert und System. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für echte Transparenz.

Fazit: Dokumentation ist kein Luxus, sondern Pflicht

Eine gute IT-Dokumentation entscheidet im Ernstfall darüber, ob alles stillsteht – oder ob der Betrieb in wenigen Minuten wieder läuft.

Und ja, sie kostet etwas.
Aber sie verhindert Chaos, Unsicherheit und unnötige Kosten.